Ngày 18/10/2023, UBND thành phố Nha Trang đã ban hành Kế hoạch số 8679/KH-UBND ngày 18/10/2023 của UBND thành phố Nha Trang về kế hoạch triển khai thí điểm mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn” tại UBND cấp xã thuộc thành phố Nha Trang. Thực hiện kế hoạch của UBND thành phố, UBND các xã, phường đã triển khai ngay việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ không giấy hẹn từ ngày 24/10/2023 và phân công 01 lãnh đạo trực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để giải quyết hồ sơ ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ của công dân. Các cán bộ, công chức tham gia vào quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được quán triệt, nâng cao nhận thức, vai trò và trách nhiệm của cá nhân để đảm bảo hoàn thành đúng yêu cầu của kế hoạch.
Nhằm thông tin rộng rãi việc thí điểm giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn đến người dân, UBND các xã, phường đã tổ chức niêm yết công khai, đầy đủ nội dung chi tiết các thủ tục chính giải quyết không giấy hẹn tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đồng thời áp dụng mã QR trong công khai thủ tục hành chính đảm bảo thuận tiện cho công dân khi có nhu cầu tra cứu, tìm hiểu thông tin thủ tục hành chính. Tổ chức tuyên truyền về hiệu quả của mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn” đến người dân, tổ chức, doanh nghiệp tại địa phương thông qua nhiều hình thức như niêm yết tại Bộ phận Một cửa, đăng tải trên Trang thông tin điện tử, tuyên truyên trên hệ thống đài truyền thanh, lồng ghép tuyên truyền trong các buổi sinh hoạt của các tổ chức đoàn thể tại địa phương, chuyển thông tin trên các nhóm zalo của các tổ dân phố...
Bảng niêm yết thông tin tại UBND phường Phước Tiến
Tính đến hết năm 2023, số lượng hồ sơ được giải quyết không giấy hẹn trên địa bàn thành phố Nha Trang là 10.662 hồ sơ, tổng thời gian tiết kiệm được so với giải quyết thủ tục hành chính theo thời hạn quy định là khoảng trên 74.000 giờ, trong đó:
- Thủ tục Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được): 2.214 hồ sơ.
- Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (Thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã): 7.126 hồ sơ.
- Thủ tục Cấp bản sao Trích lục hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã: 755 hồ sơ.
- Thủ tục Đăng ký kết hôn: 302 hồ sơ
- Thủ tục Đăng ký khai tử: 265 hồ sơ
Việc triển khai mô hình đã góp phần rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo quy định, tạo thuận lợi và giúp tiết kiệm chi phí, thời gian của công dân, tạo được niềm tin, được người dân đồng tình ủng hộ. Đồng thời góp phần tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách cấp xã trong thực thi nhiệm vụ, phục vụ Nhân dân.
Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình triển khai vẫn còn một số khó khăn như: một số đơn vị cấp xã chỉ có 02 lãnh đạo UBND (01 Chủ tịch và 01 Phó Chủ tịch), tuy nhiên lịch họp trong tuần tương đối nhiều, có những thời điểm cả 02 lãnh đạo UBND cấp xã đều phải tham gia các cuộc họp theo giấy mời của các cơ quan cấp trên nên rất khó phân công, bố trí lãnh đạo trực ký hồ sơ theo mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn”; hệ thống thông tin quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp chưa ổn định, đôi khi xuất hiện lỗi không tra cứu được thông tin, dẫn đến thời gian trả kết quả các hồ sơ hộ tịch cho công dân bị kéo dài.
Qua đánh giá kết quả triển khai mô hình trong thời gian thí điểm, nhận thấy mô hình đã hiệu quả tích cực đối với công tác cải cách hành chính tại cấp xã, góp phần cải thiện, nâng cao chỉ số cải cách hành chính, chỉ số hài lòng của UBND cấp xã, UBND thành phố đã ban hành Công văn số 1846/UBND-NV ngày 12/3/2024 chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tiếp tục triển khai mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn”, cụ thể như sau:
* Đối với UBND cấp xã
- Tiếp tục duy trì thực hiện mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn” tại UBND cấp xã sau khi kết thúc thời gian thí điểm theo Kế hoạch số 8679/KH-UBND ngày 18/10/2023 của UBND thành phố.
- Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, UBND cấp xã chủ động mở rộng thời gian triển khai mô hình (thêm các ngày khác trong tuần) hoặc mở rộng thủ tục hành chính khác thuộc thẩm quyền cấp xã đủ điều kiện áp dụng mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn” để tạo thuận lợi hơn nữa cho người dân khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính.
- Tiếp tục thông tin, tuyên truyền rộng rãi để tổ chức, công dân nắm thông tin về “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn” tại UBND cấp xã và những hiệu quả, lợi ích đạt được khi triển khai mô hình.
- Các cơ quan, đơn vị tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc, chủ động sắp xếp, bố trí lịch công tác phù hợp, góp phần hỗ trợ các đơn vị cấp xã triển khai tốt việc giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn tại địa phương.
* Giao Trung tâm Văn hóa - Thông tin và Thể thao thành phố: tiếp tục thông tin, tuyên truyền rộng rãi về mô hình “Giải quyết thủ tục hành chính không giấy hẹn” tại UBND cấp xã để người dân nắm thông tin, chủ động nộp hồ sơ để tiết kiệm thời gian, chi phí khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính.
* Giao Phòng Tư pháp thành phố: tiếp tục theo dõi, hỗ trợ UBND cấp xã trong việc triển khai áp dụng phần mềm Hộ tịch; chủ động tổng hợp các vướng mắc tại UBND cấp xã và tham mưu UBND thành phố kiến nghị, đề xuất cơ quan có thẩm quyền nâng cấp phần mềm Hộ tịch để đảm bảo khai thác thông tin trên phần mềm được kịp thời, chính xác, tạo thuận lợi cho quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho người dân.