Thực hiện Kế hoạch số 3699/KH-UBND ngày 28/5/2020 của UBND thành phố Nha Trang về kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công vụ của các cơ quan, đơn vị trong năm 2020 và Quyết định số 4034/QĐ-UBND ngày 09/7/2020 của Chủ tịch UBND thành phố Nha Trang về việc thành lập Đoàn Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công vụ của các cơ quan, đơn vị năm 2020, trong tháng 8 và tháng 10/2020, Đoàn kiểm tra của thành phố đã tiến hành kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công vụ (trong đó có công tác cải cách hành chính) đối với 10 đơn vị cấp xã, 04 cơ quan chuyên môn và 02 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố.
Qua kiểm tra cho thấy trong năm 2020, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã quan tâm hơn trong việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, công vụ; triển khai tương đối đầy đủ, kịp thời các nội dung chỉ đạo của UBND thành phố và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn của thành phố về công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin, tạo nên những chuyển biến tích cực trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
Việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện theo quy định. Tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của các xã, phường đã thiết lập các biểu mẫu, tờ khai, niêm yết thủ tục hành chính, bố trí công chức, người hoạt động không chuyên trách có năng lực, trình độ và nhiệt tình trong công tác, tạo điều kiện thuận lợi khi giải quyết công việc, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả bảo đảm thời gian quy định và đạt hiệu quả cao. Các cơ quan, đơn vị đã tích cực tuyên truyền về việc nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán trực tuyến, thực hiện thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích cho khách hàng khi đến giao dịch.
Cán bộ, công chức tại các cơ quan, đơn vị đã tác nghiệp thành thạo hơn trên phần mềm E-Office và phần mềm Một cửa điện tử kiến trúc mới, có nhiều nỗ lực trong việc triển khai thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, 4 theo chỉ đạo của UBND tỉnh và UBND thành phố. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị thường xuyên quan tâm theo dõi, giám sát, đánh giá, chấn chỉnh kịp thời.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác cải cách hành chính tại các cơ quan, đơn vị được kiểm tra vẫn còn một số hạn chế, trong đó một số nội dung đã được phát hiện và chấn chỉnh trong các đợt kiểm tra trước nhưng vẫn còn lặp lại, (tuyên truyền cải cách hành chính chưa hiệu quả, tác nghiệp trên phần mềm Một cửa điện tử kiến trúc mới chưa đúng quy định, phối hợp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính liên thông trong lĩnh vực đất đai tại UBND cấp xã còn chậm trễ, ứng dụng công nghệ thông tin chưa đầy đủ, chưa đúng hướng dẫn, chưa kịp thời xử lý công việc trên phần mềm nhắc việc, lập hồ sơ cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách chưa đầy đủ…).
Trên cơ sở kết quả kiểm tra và những đề xuất của Đoàn Kiểm tra, UBND thành phố đã ban hành Công văn số 9255/UBND-NV ngày 01/12/2020 chỉ đạo các cơ quan, đơn vị triển khai một số nội dung nhằm khắc phục những hạn chế, thiếu sót trong công tác cải cách hành chính năm 2020, cụ thể:
1. Tổ chức phổ biến kết quả kiểm tra theo biên bản kiểm tra đối với từng cơ quan, đơn vị và Báo cáo của Đoàn Kiểm tra về kết quả kiểm tra nhiệm vụ và hoạt động công vụ năm 2020 đến toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên, người hoạt động không chuyên trách; nghiêm túc rút kinh nghiệm và kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, thiếu sót đã được Đoàn Kiểm tra nêu ra; có biện pháp xử lý nghiêm đối với các cá nhân chậm khắc phục những hạn chế, thiếu sót, báo cáo kết quả xử lý về Phòng Nội vụ thành phố để theo dõi.
2. Các cơ quan, đơn vị nghiên cứu lại Công văn số 4472/UBND-NV ngày 01/10/2012 của UBND thành phố v/v hướng dẫn xây dựng Kế hoạch cải cách hành chính hàng năm để xây dựng kế hoạch cải cách hành chính của cơ quan, đơn vị đúng quy định.
3. Tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền cải cách hành chính, đa dạng hóa các hình thức và nội dung tuyên truyền phù hợp với từng đối tượng khác nhau, hướng đến việc tuyên truyền trực quan, sinh động trên các phương tiện thông tin đại chúng và tuyên truyền cho người thân, gia đình để lan tỏa nhanh trong cộng đồng. Tăng cường tuyên truyền về Trung tâm Dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh Khánh Hòa, nhất là việc nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán trực tuyến, thực hiện thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.
4. Tập trung quán triệt cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về quy tắc ứng xử, tinh thần, thái độ phục vụ đối với tổ chức, công dân, phát hiện kịp thời và xử lý nghiêm các cá nhân thiếu tích cực, có hành vi vi phạm các quy định về quy tắc ứng xử, đạo đức công vụ, quy định về phòng, chống tham nhũng nhằm nâng cao hơn nữa mức độ hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của các cơ quan, đơn vị.
5. Chủ động rà soát, cập nhật và niêm yết công khai, đầy đủ, rõ ràngcác thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị ngay sau khi có quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch UBND tỉnh. Việc niêm yết phải đảm bảo nội dung theo quy định tại Thông tư 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ, đồng thời tạo liên kết danh mục thủ tục hành chính trên Trang thông tin điện tử của đơn vị với cơ sở dữ liệu trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Thực hiện tạo lập đầy đủ hồ sơ mẫu đối với các tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị đã được Chủ tịch UBND tỉnh công bố, in thành các bộ tài liệu đặt tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để khách hàng thuận tiện tra cứu.
6. Thường xuyên rà soát, báo cáo UBND thành phố về các thủ tục hành chính đã được công bố nhưng chưa được phê duyệt quy trình nội bộ, chưa cập nhật quy trình trên phần mềm Một cửa điện tử hoặc quy trình cần điều chỉnh, bổ sung để đề nghị các cơ quan liên quan thực hiện, đảm bảo việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân được thuận lợi, đúng quy định hiện hành.
7. Nghiêm túc thực hiện việc báo cáo kiểm soát thủ tục hành chính, báo cáo rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính định kỳ theo đúng quy định, bảo đảm đầy đủ các nội dung, biểu mẫu, số liệu theo yêu cầu tại Công văn số 2852/UBND-VP ngày 23/4/2020 của UBND thành phố.
8. Cập nhật và niêm yết công khai, đầy đủ địa chỉ đường dây nóng tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và trên Trang thông tin điện tử của đơn vị. Tổ chức tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị và trả lời bằng văn bản cho người phản ánh, kiến nghị; đồng thời công khai nội dung trả lời phản ánh, kiến nghị tại trụ sở làm việc và trên Trang thông tin điện tử theo quy định.
9. Tiếp tục quán triệt và thực hiện nghiêm túc việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đúng theo quy trình nội bộ đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. Công chức phụ trách công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, báo cáo lãnh đạo về các trường hợp sai quy định trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính để có biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời.
10. Tất cả các hồ sơ, thủ tục hành chính của tổ chức, công dân đều phải được tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không để xảy ra tình trạng hồ sơ giấy đã nhận và giải quyết nhưng chưa cập nhật lên phần mềm Một cửa điện tử, không xuất biên nhận cho tổ chức, công dân. Không được tự đặt thêm các thành phần hồ sơ, các khâu công việc, yêu cầu bổ sung hồ sơ, từ chối giải quyết hồ sơkhông đúng với thủ tục hành chính đã được công bố.
11. Thực hiện nghiêm việc xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết quả đối với các hồ sơ trễ hạn do trách nhiệm của cơ quan, đơn vị đúng theo quy định, kể cả hồ sơ phối hợp giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông. Đối với hồ sơ liên thông bị trễ hạn do cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì cần thống kê, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan để đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho tổ chức, công dân; định kỳ hàng tháng báo cáo UBND thành phố (thông qua Phòng Nội vụ) để theo dõi, chỉ đạo xử lý.
12. Nghiêm túc thực hiện việc cập nhật, số hóa đầy đủ các văn bản, tài liệu phát sinh qua từng bước xử lý của quy trình và kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, công dân trên phần mềm Một cửa điện tử (đối với các thành phần hồ sơ có thể số hóa được). Cập nhật đầy đủ thông tin (chữ ký, họ và tên) của người tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thông tin (chữ ký, họ và tên) vào Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu quy định.
13. Thực hiện chuyển liên thông trên phần mềm Một cửa điện tử đối với các hồ sơ phát sinh yêu cầu xác minh trong tỉnh.
14. Tất cả các cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách có tham gia tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân phải thực hiện xử lý hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử đảm bảo thời hạn quy định tương ứng với thời hạn giải quyết hồ sơ trên giấy, không để xảy ra tình trạng hồ sơ đã giải quyết xong nhưng vẫn bị trễ hạn trên phần mềm.
15. Tăng cường công tác hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử cho các cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách tại cơ quan, đơn vị. Trường hợp vướng mắc có thể liên hệ Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Nội vụ để được hướng dẫn kịp thời. Lưu ý thực hiện đúng thao tác đã được hướng dẫn đối với hồ sơ công dân có đơn xin rút: người phụ trách tiếp nhận và giao trả hồ sơ sử dụng chức năng Rút hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử, đính kèm đơn rút trên phần mềm và kết thúc hồ sơ. Đơn rút hồ sơ do công chức chuyên môn lưu theo quy định về lập hồ sơ công việc.
16. Nghiêm túc thực hiện việc đánh giá định kỳ đối với cán bộ, công chức, nhân viên có tham gia giải quyết thủ tục hành chính theo Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 26/5/2017 của UBND tỉnh Khánh Hòa.
17. Quan tâm đầu tư, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tăng cường sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị và chữ ký số của lãnh đạo trên các văn bản điện tử; thực hiện nghiêm việc theo dõi, chỉ đạo, đôn đốc, xử lý công việc trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (E-Office).
18. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị cần tăng cường theo dõi, đôn đốc việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 tại cơ quan, đơn vị mình, chỉ đạo toàn bộ cán bộ, công chức, nhân viên, người hoạt động không chuyên trách có liên quan phải tham gia vào quá trình vận hành, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng để hệ thống hoạt động thông suốt, hiệu quả.
19. Nghiêm túc thực hiện Chỉ thị số 26/CT-TTg ngày 05/9/2016 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong các cơ quan hành chính nhà nước các cấp, Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 21/4/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa về cải tiến lề lối làm việc, nâng cao chất lượng tham mưu, thực hiện nhiệm vụ, báo cáo kết quả về Phòng Nội vụ theo quy định.
20. Thường xuyên theo dõi, xử lý kịp thời đối với công việc được giao trên phần mềm Nhắc việc, đảm bảo hoàn thành đúng hẹn và phản hồi đầy đủ kết quả xử lý trên phần mềm.
21. Các đơn vị sự nghiệp cần nghiên cứu lại các quy định hiện hành về quản lý, sử dụng, thực hiện chế độ chính sách đối với viên chức, người lao động để triển khai thực hiện đảm bảo quy định, hạn chế sai sót. Trường hợp có khó khăn, vướng mắc phải kịp thời liên hệ Phòng Nội vụ để được hướng dẫn.
22. Đối với UBND các xã, phường cần lưu ý thêm các nội dung sau:
- Tăng cường đăng tải các văn bản chỉ đạo của UBND thành phố trong công tác cải cách hành chính trên Trang thông tin điện tử của đơn vị.
- Tăng cường theo dõi, đôn đốc việc giải quyết hồ sơ đất đai tại địa phương. Khi giải quyết hồ sơ đất đai do Văn phòng Đăng ký đất đai chi nhánh Nha Trang chuyển đến, trường hợp giải quyết trễ hạn phải có thông báo xin lỗi gửi đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND thành phố để chuyển cho khách hàng, đồng thời gửi văn bản xin gia hạn, nêu rõ lý do đến Văn phòng Đăng ký đất đai chi nhánh Nha Trang.
- Thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế, bố trí, thực hiện chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách theo quy định hiện hành, khuyến khích và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách theo học các lớp đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ và đạt chuẩn theo quy định tại Thông tư 13/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Quyết định số 15/2020/QĐ-UBND của UBND tỉnh Khánh Hòa.
- Tiếp tục triển khai lập hồ sơ cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách, cập nhật đầy đủ, phân loại theo đúng quy định; chỉ đạo cán bộ, công chức bổ sung các bằng cấp, chứng chỉ sau khi hoàn thành các lớp đào tạo, bồi dưỡng về Phòng Nội vụ thành phố để theo dõi, tổng hợp.
Kết quả thực hiện việc khắc phục những hạn chế, thiếu sót báo cáo về UBND thành phố (qua Phòng Nội vụ) trước ngày 15/12/2020./.