Triển khai Kế hoạch số 2821/KH-UBND ngày 18/4/2023 của UBND thành phố Nha Trang về kiểm tra việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính, thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố năm 2023, Kế hoạch số 4081/KH-UBND ngày 29/5/2023 của UBND thành phố Nha Trang về kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công vụ của các cơ quan, đơn vị trong năm 2023,
UBND thành phố đã thành lập Đoàn kiểm tra do ông Trần Văn Võ Thịnh, Trưởng phòng Nội vụ làm Trưởng đoàn, có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công vụ, việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính, thực hiện văn hóa công sở của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố trong năm 2023. Đoàn đã tiến hành kiểm tra đối với 15 cơ quan, đơn vị bao gồm 08 đơn vị cấp xã, 04 cơ quan chuyên môn và 03 đơn vị sự nghiệp trong 02 đợt (từ ngày 17/8/2023 đến ngày 29/9/2023).
Hình ảnh Đoàn kiểm tra làm việc tại UBND xã Vĩnh Thạnh
Nhìn chung, trong năm 2023, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã quan tâm hơn trong việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, công vụ; triển khai tương đối đầy đủ, kịp thời các nội dung chỉ đạo của UBND thành phố và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn của thành phố về công tác cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý cán bộ, công chức, viên chức, thi đua - khen thưởng, ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện Nghị định số 56/2012/NĐ-CP, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước tại địa phương.
Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã quan tâm quán triệt và triển khai đầy đủ các quy định về đạo đức, văn hóa công sở, kỷ luật, kỷ cương hành chính; tự tổ chức việc kiểm tra kỷ luật, kỷ cương hành chính kết hợp với kiểm tra cải cách hành chính nội bộ để phát hiện và chấn chỉnh kịp thời đối với cán bộ, công chức, viên chức có hành vi vi phạm.
Cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị có thái độ giao tiếp lịch sự, ngôn ngữ giao tiếp lịch sự, nhẹ nhàng, tận tình tư vấn, giải đáp thắc mắc cho tổ chức, công dân trong quá trình tiếp nhận hồ sơ; một số công chức rất nhiệt tình hướng dẫn, giải đáp tất cả các thắc mắc cho công dân khi cần sự tư vấn, hỗ trợ.
Việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện theo quy định, nhiều hạn chế, thiếu sót đã được các đơn vị rút kinh nghiệm và có biện pháp cụ thể để khắc phục. Nhiều đơn vị đã triển khai niêm yết thủ tục hành chính bằng mã QR giúp khách hàng thuận tiện hơn trong quá trình tra cứu.
Hình ảnh niêm yết thủ tục hành chính bằng mã QR tại UBND phường Vạn Thắng và UBND phường Vĩnh Hòa
Cán bộ, công chức tại các cơ quan, đơn vị đã tác nghiệp thành thạo hơn trên phần mềm E-Office, đã thực hiện việc tham mưu và chuyển dự thảo văn bản cho lãnh đạo để ký số trực tiếp trên phần mềm theo đúng quy định.
Công tác văn thư, lưu trữ được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện nghiêm túc theo quy định, kịp thời chỉ đạo, thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra. Bố trí đủ nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, thực hiện tốt các nội dung của công tác văn thư như: quản lý văn bản đi, đến, soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định hiện hành. Công tác lưu trữ hồ sơ dần được quan tâm, bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ và chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ.
Công tác thi đua - khen thưởng tại UBND cấp xã được triển khai theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện tốt việc khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc tại địa phương, góp phần động viên, khuyến khích cán bộ, công chức, các tổ chức, cá nhân cống hiến cho quá trình phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương.
Hình ảnh Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND phường Tân Lập bố trí máy tra cứu hồ sơ, máy photocopy phục vụ công dân đến liên hệ công tác
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ tại các cơ quan, đơn vị được kiểm tra vẫn còn một số hạn chế, trong đó một số nội dung đã được phát hiện và chấn chỉnh trong các đợt kiểm tra trước nhưng vẫn còn lặp lại, cụ thể như sau:
- Các cơ quan, đơn vị được UBND thành phố giao nhiều nhiệm vụ trong năm có tỷ lệ công việc giải quyết trễ hạn vẫn cao so với các năm trước, chưa có giải pháp theo dõi, đôn đốc để khắc phục các hạn chế qua các năm.
- Việc rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính vẫn chưa được người đứng đầu cơ quan, đơn vị quan tâm, các khó khăn, vướng mắc trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính chưa được các đơn vị chủ động rà soát, đề xuất giải pháp để xử lý, chưa có phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính.
- Việc triển khai phần mềm E-Office đối với các đơn vị sự nghiệp còn rất hạn chế, chỉ dừng lại ở việc nhận, phát hành văn bản trên phần mềm, chưa thực hiện luân chuyển, xử lý, giao việc cho viên chức, nhân viên.
- Việc số hóa hồ sơ đầu vào, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, các thành phần giấy tờ, hồ sơ phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ, nhất là giai đoạn 06 tháng đầu năm, dẫn đến tỷ lệ hồ sơ được ký số, cập nhật kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị còn rất thấp, chưa đạt yêu cầu.
- Vẫn còn một số cán bộ, công chức chưa nắm vững các chức năng, quy trình xử lý hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử nên xử lý sai hướng dẫn đối với các hồ sơ hủy, hồ sơ công dân có đơn xin rút. Việc xử lý hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử chưa đồng bộ với quá trình giải quyết hồ sơ giấy. Tình trạng gửi hồ sơ liên thông, gửi xác minh nhưng không đính kèm văn bản vẫn tồn tại nhất là lĩnh vực đất đai, hộ tịch; chưa thực hiện đầy đủ việc đính kèm tài liệu, văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính vào bước công việc tương ứng trên phần mềm.
- Công tác tuyên truyền cải cách hành chính cho khách hàng vẫn chưa đổi mới so các năm trước, các cơ quan, đơn vị vẫn chưa tận dụng được các công nghệ hiện đại, các ứng dụng mới trong quá trình chuyển đổi số vào công tác tuyên truyền cải cách hành chính. Rất ít cơ quan, đơn vị chủ động nghiên cứu, đề xuất các giải pháp mới trong công tác cải cách hành chính.
- Nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực hiện đầy đủ, đúng quy định trong công tác Tiếp công dân, nhất là việc bố trí phòng tiếp công dân riêng, mở Sổ Tiếp công dân và cập nhật thông tin theo quy định.
- Nhiều cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã có trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị chưa đảm bảo quy định tại Nghị định số 33/2023/NĐ-CP ngày 10/6/2023 của Chính phủ quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố.
- Việc ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan chưa phù hợp với thực tế nhiệm vụ công tác của cơ quan, dẫn đến khó áp dụng khi công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc. Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đồng bộ, kế hoạch nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan chưa xác định rõ thời gian thực hiện của từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; số lượng hồ sơ nộp lưu chưa nhiều, biên mục thông tin trên bìa hồ sơ còn thiếu; chưa tách riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn với hồ sơ có thời hạn thấp hơn; tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều, công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của xã, phường chậm thực hiện. Diện tích kho lưu trữ tại một số xã, phường còn nhỏ, sử dụng chung kho lưu trữ tài liệu với các vật dụng khác.
Kết luận tại các buổi kiểm tra, ông Trần Văn Võ Thịnh, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng Đoàn kiểm tra đã nhắc nhở, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khắc phục các thiếu sót đã được nêu ra. Sau đợt kiểm tra, Đoàn Kiểm tra đã tổng hợp, tham mưu UBND thành phố ban hành Công văn số 9763/UBND-NV ngày 22/11/2023 chỉ đạo khắc phục những hạn chế, thiếu sót trong công tác cải cách hành chính và thực hiện kỷ luật, kỷ cương hành chính năm 2023, trong đó yêu cầu các cơ quan, đơn vị tập trung thực hiện các nội dung sau:
- Tiếp tục quán triệt, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là vai trò, trách nhiệm cùa người đứng đầu. cấp phó của người đứng đầu đối với công tác cải cách hành chính theo Kết luận số 91-KL/TU ngày 18/10/2022 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính nâng cao hiệu lực, hiệu quà quản lý nhà nước. Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch số 298/KH-UBND ngày 13/01/2023 của UBND thành phố về triển khai Kết luận số 91-KL/TU ngày 18/10/2022 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Khánh Hòa.
- Thường xuyên theo dõi, xử lý kịp thời đối với công việc được giao trên phần mềm Nhắc việc, đảm bảo hoàn thành đúng hạn và phản hồi đầy đủ kết quả xử lý trên phần mềm.
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải quan tâm, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác cải cách hành chính của đơn vị mình; giao hạn giải quyết công việc cho cán bộ, công chức, viên chức trên phần mềm E-Office, định kỳ hàng tuần xuất danh sách nhắc việc từ phần mềm để kiểm tra, theo dõi, đôn đốc giải quyết công việc, không để xảy ra tình trạng cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trốn tránh trách nhiệm, không thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc thực hiện chậm trễ, không đảm bảo chất lượng.
- Tiếp tục đẩy mạnh, đổi mới cách thức tuyên truyền cải cách hành chính, chú trọng các nội dung, chỉ đạo của Thành ủy, UBND thành phố về công tác cải cách hành chính, các thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội trên địa bàn tỉnh, thành phố. Sử dụng các nhóm zalo của Tổ công nghệ số cộng đồng đã thiết lập để để thông tin, tuyên truyền đến từng hộ dân tại địa phương. Chủ động nghiên cứu, đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền cải cách hành chính, đảm bảo hiệu quả, thiết thực.
- Thường xuyên quán triệt đến cán bộ, công chức, nhân viên phải tự rà soát các thủ tục hành chính trong lĩnh vực phụ trách để kiến nghị điều chỉnh, bổ sung, đơn giản hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tổ chức, công dân khi thực hiện thủ tục hành chính. Công tác rà soát thủ tục hành chính phải được thực hiện nghiêm túc, thực chất theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính.
- Tiếp tục quán triệt và thực hiện nghiêm túc việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ, Quyết định số 09/2021/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của UBND tỉnh Khánh Hòa. Xử lý hồ sơ trên phần mềm đúng quy trình được phê duyệt, không làm phát sinh chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; không yêu cầu cá nhân, tổ chức thực hiện công việc thuộc về trách nhiệm giải quyết của cơ quan nhà nước.
- Thực hiện số hóa theo quy định đối với hồ sơ đầu vào, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và văn bản gửi các cơ quan, đơn vị liên quan để xác minh hồ sơ, hướng đến mục tiêu “Khai thác, sử dụng lại thông tin dữ liệu số hóa, không yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa”; đính kèm đầy đủ dự thảo, tờ trình và các giấy tờ phát sinh, văn bản xác minh qua từng bước công việc trên phần mềm Một cửa điện tử, đảm bảo đồng bộ thời gian; kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được số hóa, ký số đầy đủ, tách riêng thành từng file và cập nhật kho lưu trữ; hồ sơ đã giao trả cho công dân phải kết thúc trên phần mềm.
- Chấp hành nghiêm quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ, cung cấp dịch vụ công trực tuyến: Ban hành phiếu yêu cầu bồ sung hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết; ban hành phiếu từ chối giải quyết hồ sơ đối với các hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết; ban hành văn bản xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết quả đối với các hồ sơ trễ hạn; ban hành văn bản thông báo trả hồ sơ khi cá nhân, tổ chức đề nghị rút hồ sơ; đề nghị bổ sung hồ sơ không quá 01 lần; hẹn lại thời gian trả kết quả không quá 01 lần, thời gian hẹn lại không quá 1/2 thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định; đinh kèm hồ sơ, tài liệu làm cơ sở cho việc tạm dừng giải quyết trên phần mềm, đồng thời có văn bản thông báo tiến độ giải quyết cho cá nhân, tổ chức biết; phối hợp giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông đảm bảo thời gian theo quy định;...
- Ban hành phương án bố trí công chức dự phòng làm việc tại Bộ phận Một cửa; quy định thời hạn làm việc của công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa; bố trí công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định.
- Thực hiện các giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến; phấn đấu tiếp tục giảm tỷ lệ hồ sơ trễ hạn, tăng số lượng và tỷ lệ hồ sơ trực tuyến, thanh toán trực tuyến; nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Chỉ đạo cải cách hành chính, Ban Chỉ đạo chuyển đổi số.
- Khai thác, sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết TTHC, cung cấp dịch vụ công trực tuyến theo quy định tại Nghị định số 107/2021/NĐ-CP và Nghị định số 104/2022/NĐ-CP của Chính phủ.
- Thực hiện đúng và đầy đủ việc sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị và chữ ký số của lãnh đạo trên các văn bản điện tử. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên phải tham gia xử lý công việc trên phần mềm E-Office; khi tham mưu, chuyển dự thảo văn bản cho lãnh đạo phê duyệt phải bắt đầu từ luồng văn bản đến được phân công xử lý, đối với trường hợp không có luồng văn bản đến thì thực hiện tạo mới công việc để trình lãnh đạo.
- Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị cần tăng cường theo dõi, đôn đốc việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 tại cơ quan, đơn vị mình, chỉ đạo toàn bộ cán bộ, công chức, nhân viên, người hoạt động không chuyên trách có liên quan phải tham gia vào quá trình vận hành, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng để hệ thống hoạt động thông suốt, hiệu quả. Định kỳ hàng năm, phải thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá rủi ro và họp xem xét lãnh đạo (ít nhất 1 lần/năm). Có thể kết hợp hoạt động đánh giá nội bộ với hoạt động tự kiểm tra cải cách hành chính, kỷ luật, kỷ cương hành chính tại cơ quan, đơn vị.
- Niêm yết quy định về giảm phí, lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến (đặc biệt là các lĩnh vực hộ tịch, đất đai, xây dựng, đăng ký cư trú…) để khuyến khích tổ chức, công dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, thanh toán trực tuyến.
- Tiếp tục triển khai có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý nhà nước đã được phân cấp, ủy quyền. Các cơ quan chuyên môn tiếp tục rà soát, nghiên cứu các quy định pháp luật hiện hành, đề xuất UBND thành phố ủy quyền cho cơ quan thực hiện đối với các nhiệm vụ được phép ủy quyền; đồng thời tham mưu UBND thành phố đề xuất UBND tỉnh phân cấp, ủy quyền đối với các nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Thực hiện nghiêm các quy định của Bộ Tài chính tại các thông tư hướng dẫn về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng về kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
- Công khai ngân sách trên Trang thông tin điện tử đảm bảo đầy đủ nội dung và đúng thời gian theo quy định. Rà soát việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng tài sản công đảm bảo các nội dung theo hướng dẫn. Cụ thể các chỉ tiêu tiết kiệm bằng số tuyệt đối hoặc tỷ lệ phần trăm đối với quyết định ban hành chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Đẩy nhanh tiến độ giải ngân vốn ngân sách các tháng cuối năm, phấn đấu đạt từ 95% - 100% kế hoạch vốn được giao.
- Bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định; rà soát, khẩn trương cập nhật đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức trên phần mềm Quản lý cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh.
- Quan tâm, nâng cấp hệ thống máy tính của cán bộ, công chức, viên chức để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc xử lý phản ánh kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp về kinh tế - xã hội tỉnh Khánh Hòa, không để xảy ra trễ hạn.
- Đối với các đơn vị sự nghiệp, cần rà soát, cập nhật, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành, phê duyệt quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị theo đúng quy định hiện hành; xây dựng, trình cấp thẩm quyền phê duyệt đề án vị trí việc làm theo quy định.
- Đối với các cơ quan, đơn vị chưa khắc phục hoàn toàn các nội dung hạn chế, thiếu sót do các Đoàn kiểm tra cải cách hành chính nêu ra trong năm 2022 và 2023, cần có giải pháp để khắc phục triệt để, không tái diễn trong các năm tiếp theo./.