Ngày 02 tháng 8 năm 2019, UBND thành phố Nha Trang đã ban hành văn bản thực hiện các biện pháp tăng cường triển khai trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố và UBND xã, phường.
Theo đó, UBND thành phố Nha Trang đã yêu cầu các phòng, ban, đơn vị thuộc thành phố và UBND các xã, phường thực hiện một số nhiệm vụ như sau:
Các phòng, ban, đơn vị và UBND các xã, phường căn cứ quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, Quyết định số 7569/QĐ-UBND ngày 22/12/2017 của UBND thành phố Nha Trang để tổ chức triển khai một số nội dung sau:
- Thực hiện gửi văn bản điện tử theo quy định tại Điều 4 và Điều 5 Quyết định số 7569/QĐ-UBND ngày 22/12/2017 của UBND thành phố Nha Trang
- Đảm bảo tỉ lệ gửi/nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan, đơn vị bên ngoài đạt trên 90% tổng số văn bản tại cơ quan. Tập trung tăng tần suất và tỉ lệ gửi/nhận văn bản hoàn toàn dưới dạng điện tử, hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy.
- Thực hiện ký số trên văn bản điện tử đúng quy định và đảm bảo 100% văn bản điện tử phát hành có chữ ký số. Các cơ quan, đơn vị, xã, phường không tiếp nhận, xử lý các văn bản điện tử không có chữ ký số. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và UBND xã, phường đã được cấp chứng thư số phải thực hiện ký số trên văn bản điện tử.
- Trường hợp nhận văn bản điện tử từ các cơ quan khác thì phải tiếp nhận và xử lý ngay, không đợi văn bản giấy.
- Giao Văn phòng HĐND và UBND thành phố triển khai thực hiện việc gửi/nhận văn bản điện tử của UBND thành phố; không tiếp nhận, xử lý đối với văn bản điện tử không có chữ ký số theo quy định và chủ trì, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh, các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức nâng cấp, hoàn thiện phần mềm E-Office.
- Giao Phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức hướng dẫn và thường xuyên theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, phát hành văn bản điện tử theo đúng quy định.
- Giao Phòng Văn hóa và Thông tin chủ trì, phối hợp các cơ quan, đơn vị liên quan cấp chứng thư số và bảo đảm các điều kiện kỹ thuật liên quan để phục vụ yêu cầu tăng cường gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị; tổ chức hướng dẫn, đôn đốc và thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện gửi/nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị, gắn với các hệ thống chỉ tiêu đánh giá xếp hạng và đánh giá thi đua của thành phố; kịp thời báo cáo, đề xuất UBND thành phố giải quyết các vấn đề phát sinh và khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố.